写报告、做简历、整理材料，几乎每个人都会用到文档处理软件。但很多人只知道打字和加粗，真正能提升效率的排版功能却没怎么碰过。其实掌握几个核心排版技巧，就能让文档看起来更专业，省下大量手动调整的时间。
自动编号和项目符号
开会纪要或操作流程这类内容，条理清晰特别重要。手动敲数字再加个点，后面插入一条就得重新编号。直接用软件自带的“编号”功能，增删条目自动更新。项目符号也一样，点一下就能把一堆文字变成整齐的圆点或方块列表。
样式一键套用
标题1、标题2、正文、引用……这些不是摆设。提前设置好每种样式的字体、字号和行距，写文档时选中文字点一下“标题1”，立刻统一格式。改风格的时候，连带所有同级别标题一起变，不用一个一个调。
分栏与表格布局
做宣传单页或课程表，常常需要两栏甚至三栏排版。别用空格或制表符硬凑，用“分栏”功能，文字会自动从左往右流动。表格也不只是画线填数，它可以用来对齐复杂内容，比如联系方式并列排布，用两行两列的无边框表格比空格对齐靠谱多了。
页眉页脚和页码自动化
长文档动辄几十页，手动写页码容易漏。插入页码后，软件会自动按顺序编号，即使中间删了几页也能及时更新。页眉还能设置不同章节显示不同标题，方便打印后查阅。
查找替换进阶用法
不只是换词，查找替换还能处理格式问题。比如想把全文所有“重要提示”四个字标红加粗，普通替换做不到，但打开“高级查找”，勾选“格式”，就能一次性批量处理。
利用模板快速启动
每次写周报都从头开始？大可不必。把固定格式存成模板文件，标题位置、段落间距、公司logo都提前设好，新一周打开直接填内容，十分钟搞定。
排版不是为了好看才做，而是为了减少重复劳动、避免出错。花半小时熟悉这些功能，之后每次写文档都能省下二十分钟。工具就在那儿，关键是怎么让它为你干活。